Kernelemente von Büro 4.0 – Teil 2

IT-Infrastruktur

IT bzw. Informationstechnik/-technologie bezeichnet den gesamten technologischen Bereich der Kommunikationsmedien und der Datenverarbeitung im engeren Sinne.

Bis in die 80er Jahre wurden die Datenverarbeitung/EDV und die zugehörige Infrastruktur im Wesentlichen von Universalrechnern bestimmt. Mit Verbreitung der PCs haben sich zunehmend Client-Server-Strukturen mit entsprechenden Netzwerk-Technologien herausgebildet, die im Kern auch heute noch die großen zentralen Unternehmensanwendungen abdecken („Server Based Computing“). Zunehmend werden Ressourcen aus der Cloud (Software as a Service) die bisherigen Strukturen ablösen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung, um mobiles Arbeiten, virtuelle Projekte oder eine gemeinsame Informationsplattform optimal zu unterstützen.

Für die vielfältigen Büro-Aufgaben haben sich PCs (Desktop-PCs und Notebooks) mit hierfür angebotenen Software Paketen etabliert. Neben dem immer wichtigeren Internet-Zugriff hat der PC mit der E-Mail-Kommunikation nicht nur das Fax verdrängt, sondern in vielen Fällen auch unternehmensintern die telefonische und persönliche („Face-to-Face“) Kommunikation ersetzt. Und das, obwohl die E-Mail für unternehmensinterne Kommunikation keineswegs gut geeignet, sondern eher hinderlich ist.

Alles in allem überwiegen in der heutigen IT-Infrastruktur (Büro 3.0) Insellösungen, die nur mehr oder weniger gut miteinander verbunden und vernetzt sind – deshalb auch immer wieder als „Patchwork“ oder „Flickenteppich“ kritisiert. Die Übertragung privater Kommunikationserfahrungen mit Social Media und modernen Messenger-Diensten und deren Anpassung an das geschäftliche Umfeld ist überfällig. Zeitgemäße Kommunikation (Kurznachrichten, Projektgruppen-Chat, usw.) ist nicht zuletzt auch Voraussetzung für das Funktionieren neuer Arbeitsformen.

​Wissensmanagement

Ein vergleichsweise junges Thema ist Wissensmanagement. Darunter versteht man das Speichern und Zur-Verfügung-Stellen von vorhandenem Wissen. Das Hauptziel ist, allen Beschäftigten eines Unternehmens Zugang zum gesamten im Unternehmen vorhandenen Wissen zu verschaffen. Möglichst keiner soll bereits vorhandenes Wissen erneut erarbeiten müssen, um so die Effizienz zu steigern.

Erste Anwender solcher Methoden und spezieller Systeme waren vor allem Großunternehmen.
Inzwischen beschäftigen sich viele Firmen mit dieser Thematik. Sie erkennen die hohe Bedeutung von Wissen und Wissensmanagement für ihre Wettbewerbsfähigkeit; dies umso mehr vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung.

Die bisherigen Erkenntnisse zeigen allerdings, dass Wissensmanagement in der Breite unbedingt als integraler Bestandteil des Arbeitsumfelds realisiert werden sollte, als in die bestehende Informationstechnik (IT) integriertes Wissensmanagement.

Dies ist eine zentrale Anforderung an das Büro 4.0. Eine fortschrittliche IT-Infrastruktur ist Voraussetzung für optimale Kommunikation, Effizienz und letztendlich Innovationsgeschwindigkeit in der Büroarbeit. Darüber hinaus trägt sie ganz wesentlich zur Attraktivität des Arbeitsplatzes bei – sinngemäß wie eine zeitgemäße Arbeitskultur.

Aus der Perspektive der Informationstechnologie (IT) muss Büro 4.0 vor allem diese Anforderungen erfüllen:
​Ein konkretes Beispiel für ein solches integriertes Gesamt-Anwendungssystem liefert tS Business. Mit Fokus auf kleine und mittlere Unternehmen mit bis zu mehreren hundert Beschäftigten oder weitgehend eigenständige Unternehmensteile setzt diese Cloud- oder In-house IT-Lösung die Anforderungen von Büro 4.0 schon jetzt um.


Büro 4.0 als Gesamtkonzept der künftigen Büro-Arbeitswelt

Fassen wir die Anforderungen aus der Blickrichtung von Gesundheit, Arbeitskultur und IT-Infrastruktur, den drei Haupt-Triebkräften von Büro 4.0, zusammen, ergibt sich dieses Gesamtbild:Die Unternehmen, die es am schnellsten und besten schaffen, Büro 4.0 umzusetzen, werden große Wettbewerbsvorteile erringen. Sie werden nicht nur am Arbeitsmarkt als erheblich attraktiveres Unternehmen wahrgenommen. Sie profitieren vor allem auch von den vielen weiteren Vorteilen von Büro 4.0, die in der eingangs genannten Zielsetzung zum Ausdruck kommen: gesundes Arbeitsumfeld, effiziente Büroarbeit und eine gute Work-Life-Balance.

Ludger Grevenkamp
28. August 2018